maanantai 8. lokakuuta 2012

Kehityskeskustelun onnistumisen edellytykset luodaan ennen kehityskeskusteluja.

Työntekijöiden valmistautumista kehityskeskusteluihin tarkasteltiin muutama vuosi sitten tehdyssä kehityskeskustelututkimuksessa, jossa yhteensä 2329 esimiehensä kanssa kehityskeskustelun käynyttä henkilöä arvioi valmistautumiseen käyttämäänsä aikaa. Mitä enemmän vastaajat olivat käyttäneet aikaa valmistautumiseen sitä korkeampia arvioita he antoivat seuraavista esimiehensä toimintatapoja ja omaa osaamistaan koskevista asioista
- Ennen kehityskeskustelua esimies kävi kanssani läpi kehityskeskustelun tarkoituksen, tavoitteet ja toteutustavan.
 - Minulla on nyt selkeä käsitys suunnittelu- ja kehityskeskustelun tarkoituksesta ja tavoitteista.
- Esimieheni antoi etukäteen riittävät ohjeet siitä, miten minun kannattaisi valmistautua keskusteluun.
- Käytössämme olevan kehityskeskustelulomakkeen käyttökelpoisuus keskustelun läpiviennin ja valmistautumisen tukena on hyvä.
- Ennen kehityskeskustelua esimies antoi minulle riittävästi tietoja kokonaistavoitteista, toimintasuunnitelmista, budjeteista ja muista työhöni vaikuttavista asioista.

Keskusteluedellytysten luominen voidaan hoitaa ryhmän yhteisessä käynnistyspalaverissa. Käynnistyspalaveri voi erittäin hyvin olla yhtenä asiakohtana jossain tavanomaisessa ryhmäpalaverissa. Myös erillisen käynnistyspalaverin järjestäminen voi joissakin tapauksissa olla tarpeen. Jos ryhmäpalaveriin koko ryhmän kanssa ei ole mahdollisuuksia, niin se voidaan toteuttaa keskustellen joko pienemmissä osaryhmissä tai viimekädessä vaikka jokaisen työntekijän kanssa kahdestaan. Käynnistyspalaverissa varmistetaan, että esimiehellä ja työntekijöillä on  yhteinen näkemys kehityskeskustelujen tarkoituksesta, tavoitteista, käsiteltävistä asioista, valmistautumisesta ja asioiden käsittelytavasta. Lisäksi varmistetaan, että työntekijöillä on valmistautumista varten riittävät tiedot ryhmän, yksikön ja koko organisaation tilanteesta, tavoitteista, tulevaisuudennäkymistä, haasteista, menestystekijöistä ja muista ryhmän ja sen jäsenten työhön vaikuttavista tekijöistä.

Käynnistyspalaveriin tarvittava aika riippuu lähtötilanteesta ja voi vaihdella muutamasta minuutista muutamaan tuntiin. Jos esimies on käynyt ryhmänsä kanssa kehityskeskusteluja aikaisemmin ja keskustelut ovat toimineet hyvin ja tuntuneet hyödyllisiltä, niin keskustelumenettelyn läpikäyntiin  saattaa riittää muutaman minuutin keskustelu mahdollisista parannuksista edelliseen kertaan verrattuna. Huomattavasti enemmän aikaa tarvitaan, jos kehityskeskustelujen toteutustapaa halutaan uudistaa tai jos esimies on käymässä ensimmäistä kehityskeskustelukierrosta ryhmänsä kanssa. Keskustelumenettelyn perusteellisempi tarkastelu ja suunnittelu on silloin tarpeen. Liikkeelle on hyvä lähteä kehityskeskustelujen tarkoituksesta ja tavoitteista ja työstää näiden pohjalta yhdessä sisältörunko ja ohjeet valmistautumista varten.

Erityisen haastava on tilanne, jossa henkilöstöllä ja mahdollisesti myös esimiehellä on huonoja kokemuksia aikaisemmista kehityskeskusteluista. Tällaisessa tilanteessa pakottaminen kehityskeskusteluihin johtaa yleensä vain kehityskeskustelujen epäonnistumiseen, vastarintaan ja tilanteen ja asenteiden heikentymiseen entisestään. Huonoja kokemuksia ei kuitenkaan pidä ohittaa. Ennen uuden suunnittelua olisi hyvä kuunnella näitä kokemuksia ja keskustella siitä, mitä virheitä aikaisemmin on tehty ja miten ne voidaan jatkossa välttää. Jos aikaisemmat kokemukset ovat olleet erittäin huonoja ja asenteet ovat lukkiutuneita, voi olla hyödyllistä pyytää organisaation sisäistä tai ulkopuolista kehittäjää auttamaan keskusteluedellytysten parantamisessa.

Myös ryhmän, yksikön ja laajemman organisaation tilanteen läpikäynnin tarve voi vaihdella erittäin paljon. Mikäli näitä asioita on jo käyty yhdessä läpi erilaisissa ryhmän yhteisissä suunnittelu-, kehittämis- ja budjetointipalavereissa, tärkeimpien asioiden kertaus ja tilanteen päivittäminen voi hyvin riittää. Mikäli taas ryhmää ei ole aikaisemmin informoitu näistä asioista kunnolla, on ne hyvä käydä riittävällä tavalla läpi ennen kehityskeskusteluihin valmistautumisen käynnistämistä. Omaa työtä, tehtäviä, tavoitteita, osaamista, toimintaedellytyksiä ja niiden kehittämistä on mielekkäämpää pohtia ja suunnitella, jos tietää,  mihin laajempi kokonaisuus on menossa ja mitä tarpeita sillä on nyt ja vähän pidemmälläkin tähtäimellä.

Kysymyksiä pohdittavaksi

Miltä osin kehityskeskustelujen edellytykset ja lähtökohdat ovat olleet riittävän hyvässä kunnossa sinun kehityskeskustelutilanteissasi? Missä on ollut puutteita? Mistä puutteet ovat johtuneet? Miten ne ovat vaikuttaneet kehityskeskustelujen käymiseen ja niiden hyödyllisyyteen? Miten kehityskeskustelujen edellytyksiä kannattaisi parantaa seuraavalla kerralla?

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti