Keskustelu on esimiehen tärkein työkalu – ei kuitenkaan pelkkä kehityskeskustelu.

Kehityskeskustelut eivät korvaa muuta johtamista eikä johtamisen puutteita voida korjata pelkästään kehityskeskusteluja käymällä. Kehityskeskustelut kattavat yleensä vain hyvin pienen osan esimiehen ja henkilöstön välisestä vuorovaikutuksesta. Itse asiassa kehityskeskusteluille on sitä paremmat edellytykset mitä paremmin päivittäisjohtamiseen kuuluvat kahdenkeskiset keskustelut ja erilaisissa kokoonpanoissa toteutettavat ryhmäpalaverit toimivat. Päivittäisjohtamisen, vuorovaikutuksen ja ryhmäpalavereiden laadun ja toimivuuden yleinen kehittäminen voikin olla paras keino saada myös kehityskeskustelut toimimaan paremmin.

Olen esittänyt sekä esimiehille että henkilöstölle kysymyksen siitä, kuinka suuri osa yhden vuoden aikana tapahtuvasta esimiehen ja henkilöstön välisestä vuorovaikutuksesta hoidetaan kehityskeskustelujen avulla ja kuinka suuri osa muulla tavoin. Vastausten perusteella kehityskeskustelut kattavat tavanomaisesti vain muutaman prosentin esimiehen ja työntekijän vuorovaikutuksesta vuoden aikana. Loput yli yhdeksänkymmentä prosenttia hoidetaan päivittäisjohtamisen ja ryhmäpalavereiden avulla. Tästä näkökulmasta väitteet siitä, että kehityskeskustelu olisi esimiehen tärkein työkalu, tuntuu vähintäänkin liioittelulta. Poikkeuksia tietysti on kumpaankin suuntaan. Esimerkiksi tilanteissa, joissa työntekijä on itsenäisessä tulosvastuullisessa johtamistehtävässä toisella paikkakunnalla, kehityskeskustelujen osuus vuorovaikutuksesta, päätöksenteosta ja sopimisesta voi olla huomattavastikin suurempi.

Niin työntekijät kuin esimiehetkin, jotka ovat turhautuneet hyödyttömiltä tuntuviin kehityskeskusteluihin, kysyvät silloin tällöin, onko kehityskeskusteluja pakko käydä. Kyllä tai ei –vastauksen sijasta olen kysynyt heiltä, onko esimiehen kanssa hyödyllistä, välttämätöntä ja jopa pakollistakin keskustella työstä, tehtävistä, tavoitteista, tuloksista, toimintasuunnitelmista, toimintaedellytyksistä, osaamisesta, toiminnasta työyhteisön jäsenenä ja kakkien näiden kehittämisestä. Kehityskeskustelujen epäilijätkin ovat lähes poikkeuksetta sitä miltä, että näistä asioista on esimiehen kanssa keskusteltava. Kehityskeskusteluissa keskustellaan ihan näistä samoista asioista. Pakko on kuitenkin erittäin huono lähtökohta kehityskeskustelun käymiselle. Kehityskeskustelun onnistuminen edellyttää, että molemmat haluavat käydä kehityskeskustelun sekä yleensä että toistensa kanssa.

Kehityskeskustelun tarpeellisuutta kyseenalaistetaan usein myös sanomalla, että me keskustelemme muutoinkin niin paljon, että mitään erillisiä kehityskeskusteluja ei tarvita. Aikaisemmin yritin tällaisia näkemyksiä kohdatessani väittää, että kehityskeskustelut ovat niin hyviä ja hyödyllisiä, että päivittäiset keskustelut ja palaverit eivät mitenkään voi korvata kehityskeskusteluja.  Nykyään olen sitä mieltä, että asiat voidaan hoitaa myös ilman kehityskeskusteluja, mutta silloin on tarpeen tehdä kehityskeskustelujen happotesti. Happotestillä tarkoitan sitä, että arvioidaan toteutuvat kehityskeskustelujen välittömät tavoitteet riittävän hyvin ilman kehityskeskusteluja. Jos esimies ja työntekijä ovat yhdessä sitä miltä, että ne toteutuvat ja heillä on yhteinen näkemys kehityskeskustelun välittömien tavoitteiden mukaisista asioista, kehityskeskustelun tuoma lisäarvo voi olla pienempi.

Silloin, kun samoista asioista keskustellaan paljon päivittäisissä keskusteluissa ja palavereissa, kehityskeskustelujen lähtökohtana  voi olla enemmänkin yhteenvedon tekeminen näistä keskusteluista. Samalla voidaan varmistaa, että päivittäisen kiireen keskellä mikään oleellinen asia ei ole jäänyt vaille riittävää keskustelua, sopimista ja seurantaa. Yhteenvedon tekeminen johtaa lähes automaattisesti myös sovittujen asioiden toteutumisen tarkasteluun ja jatkotoimenpiteiden suunnitteluun. Huomaamatta yhteenvedon tekeminen on siten muuntunut tulevaisuuteen suuntaavaksi kehityskeskusteluksi.

Päivittäisissä keskusteluissa käsitellään usein yhtä asiaa kerrallaan ja usein kiireen keskellä. Kehityskeskustelussa kaikki henkilön työhön ja kehittämiseen liittyvät asiat ovat esillä yhtenä kokonaisuutena ja keskusteluun on varattu enemmän aikaa. Tämä voi auttaa huomaamaan ja käsittelemään asioita, joita päivittäisissä keskusteluissa ei tule käsiteltyä riittävästi.

Kysymyksiä pohdittavaksi

Miten päivittäiset keskustelut, palaverit  ja kehityskeskustelut toimivat sinun tilanteessasi? Keskustelevatko esimies ja työntekijät riittävästi? Mistä asioista kannattaisi keskustella nykyistä enemmän tai paremmin päivittäisissä keskusteluissa ja mistä kehityskeskusteluissa? Miten esimiehen ja työntekijöiden vuorovaikutusta, päivittäisiä keskusteluja ja kehityskeskusteluja ja niiden yhteispeliä voisi parantaa?