Ilman päätöksentekoa ja sopimista kehityskeskustelu ei johda mihinkään.

Kehityskeskustelu saadaan johtamaan käytännön toimenpiteisiin vain niiltä osin, kun kehityskeskustelussa tehdään päätöksiä ja sopimuksia sekä niiden toimeenpanoon tarvittavat konkreettiset suunnitelmat aikatauluineen.

Päätösten ja sopimusten lisäksi kehityskeskustelujen välittömiä tuloksia ovat yhteiset käsitykset keskustelussa esillä olleista asioista. Yhteiset käsitykset ovat tavallaan myös päätöksiä ja sopimuksia, jotka kumpikin ottaa omassa toiminnassaan huomioon. Aina ei kuitenkaan yhteistä käsitystä löydy – ainakaan helposti. Tällöin olisi erittäin tärkeää, että asiasta kuitenkin keskustellaan niin, että molemmat tietävät, mikä on keskustelukumppanin näkemys asiasta, mitä mieltä keskustelukumppani on, mihin keskustelukumppani perustaa oman käsityksensä ja millä tavoin keskustelukumppanin näkemys eroaa omasta näkemyksestä. Hyvään dialogiin kuuluu myös sen osoittaminen keskustelukumppanille, että häntä on kuunneltu ja hänen näkemyksensä ja perustelunsa on ymmärretty, vaikka hänen kanssaan ei ollakaan samaa mieltä.

Päätöksiä tehtäessä on erittäin tärkeää huomata, että kehityskeskustelussa voidaan päättää ja sopia vain asioista, jotka ovat esimiehen päätösvallassa. Muista asioista voidaan sopia korkeintaan se, että niistä viedään ehdotus eteenpäin. Lisäksi on hyvä ymmärtää, että kehityskeskustelussa tehdyt suunnitelmat ja päätökset ovat pääosin sellaisia, joiden toimeenpanosta vastaa työntekijä. Tilannehan olisi esimiehen kannalta aivan mahdoton, jos jokaisen työntekijän kanssa käyty kehityskeskustelu tuottaisi suuren määrän pääosin esimiehen hoidettavaksi tulevia asioita.

Ilman aikatauluja kehityskeskustelussa sovittujen asioiden ja tehtyjen suunnitelmien toteutuminen on epävarmaa, jopa epätodennäköistä. Aikataulun merkitys on aikoinaan tuotu hyvin esiin Parkinsonin laissa, joka toteaa, että työ vie käytettävissä olevan ajan. Jos aikataulua ei ole sovittu, aikaa on käytettävissä rajattomasti. Kaikki käytettävissä oleva aika käytetään, joten työ ei tällöin tule koskaan valmiiksi.

Aikataulu välietappeineen on tarpeen myös seurannan kannalta. Jos sovittujen asioiden toteutuminen halutaan varmistaa, on sovittujen asioiden toimeenpanoa seurattava riittävällä tavalla myös kehityskeskustelujen välissä päivittäisjohtamisen ja päivittäisten keskustelujen yhteydessä. Aivan liian myöhäistä on menettely, jossa toteutumattomat asiat otetaan ensimmäisen kerran puheeksi vasta seuraavassa kehityskeskustelussa. Silloin ei enää ole mitään tehtävissä, vaan joudutaan toteamaan, että sovitut asiat eivät ole toteutuneet. Tämä on pahimmillaan johtanut siihen, että kehityskeskustelut ovat leimautuneet turhaksi ja hyödyttömäksi sanahelinäksi.

Seurannasta on hyvä sopia selkeästi kehityskeskustelun yhteydessä. Suurelta osin seuranta on yksittäisten päätösten, sopimusten ja suunnitelmien toimeenpanon seurantaa. Päävastuu kehityskeskustelussa sovittujen asioiden ja aikataulujen seurannasta voisi olla työntekijällä. Tällöin työntekijä ottaa oma-aloitteisesti sekä ongelmat ja viiveet että hyvin menevät asiat puheeksi esimiehen kanssa päivittäisten keskustelujen yhteydessä.  Työntekijän vastuu seurannasta ei tietenkään poista tai edes vähennä esimiehen vastuuta. Silloin tällöin saattaa olla hyödyllistä katsoa kehityskeskustelussa sovittujen asioiden tilannetta kokonaisuudessaan myös kehityskeskustelujen välissä. Tällaisen lyhyen seurantakeskustelun voi käynnistää vaikkapa kysymällä, miten kehityskeskustelussa sovitut asiat ovat lähteneet liikkeelle ja/tai edenneet, missä nyt ollaan ja miten jatketaan.

Kysymyksiä osanottajille

Mistä asioista viimeksi käymissäsi kehityskeskusteluissa sovittiin? Sovittiinko toimintasuunnitelmista ja aikatauluista riittävän konkreettisesti ja selkeästi? Mistä muista asioista olisi kannattanut sopia? Miten sovitut asiat ovat toteutuneet? Miten niitä on seurattu kehityskeskustelujen välissä? Miten päätöksentekoa ja sopimista kannattaa parantaa seuraavissa kehityskeskusteluissa? Miten seurannasta sopimista ja seurantaa kannattaa parantaa seuraavalla kerralla? Millä muulla tavoin sovittujen asioiden toteutumista voidaan parantaa?